Fra telefonbooking og manuell bokføring til en moderne bookinghverdag — med full manuell kontroll i behold.
Leinstrand Samfunnshus hadde ingen nettside og ingen digital bookingløsning. Kunder måtte ringe eller sende e-post for å booke, og bookinger ble ført manuelt i bok. Målet var å gjøre bookingprosessen enklere, mer oversiktlig og mindre stressende — uten at kunden mistet den manuelle styringen de ønsket å beholde.
«Takk for glimrende og meget rask jobb! Vi er imponert over hva du har fått til på så kort tid!»
Booking foregikk manuelt via telefon og e-post. Kunder kunne ikke se tilgjengelighet selv, og måtte ta kontakt for å finne ut om ønsket dato var ledig. Bookinger ble ført i bok — tidkrevende og vanskelig å holde oversikt over.
I tillegg leier samfunnshuset kun ut til personer som er 25 år eller eldre. Likevel gikk det mye tid til telefoner og e-poster fra personer som ikke oppfylte kravet.
Kunder kunne ikke selv se hvilke datoer som var ledige, og måtte kontakte bookingansvarlig for å få svar.
Bookinger ble håndtert via telefon, e-post og manuell bokføring — tidkrevende og med unødvendig friksjon.
Mange tok kontakt selv om de ikke oppfylte alderskravet på 25 år, og alt måtte avklares manuelt.
Verken nettside, bookingflyt eller en ryddig løsning rundt e-post og administrasjon.
Kundene ser nå tilgjengelighet selv og sender bookingforespørsel uten å måtte kontakte bookingansvarlig først. Vipps-innlogging filtrerer ut personer under 25 år før de kommer videre i flyten — et praktisk problem løst ved døren.
Samtidig var det avgjørende at samfunnshuset ikke mistet den manuelle kontrollen. De ønsket ikke automatisk godkjenning — de ville vurdere hver forespørsel selv. Derfor går alle bookinger gjennom manuell godkjenning: en enklere og mer digital bookingflyt, med fleksibiliteten og styringen i behold.
Depositum i bookingflyten gjør at kunder forplikter seg tidligere, og reduserer problemet med at noen reserverer flere lokaler «for sikkerhets skyld».
I dag har Leinstrand Samfunnshus en langt mer oversiktlig og profesjonell digital løsning. Kundene sjekker tilgjengelighet og sender forespørsel selv, mens bookingansvarlig slipper unødvendige avklaringer — og beholder den manuelle tryggheten i prosessen.
Vi hjalp også med Google Workspace, etter at de tidvis hadde mistet tilgang til e-postkontoer knyttet til domenet. Resultatet er bedre oversikt, enklere tilgang og en ryddigere digital hverdag.
